Wie man trotz Distanz den gemeinsamen Lernprozess aufrechterhält.

Bereits vor Beginn der Pandemie haben wir im Team angefangen, tageweise im Home-Office zu arbeiten. Somit hat sich auch unsere Kommunikation untereinander verändert, vor allem, was die Art und Weise, aber auch die Zeitpunkte betraf. Mit Beginn der Pandemie und spätestens mit dem ersten Lockdown Anfang letzten Jahres, als wir uns alle ins Home-Office zurückzogen, haben wir unsere Kommunikation und Meeting-Kultur neu aufgestellt.

Aus wöchentlichen Team-Meetings wurden tägliche Stand-ups. Meetings und Workshops mit oder ohne Kunden mussten nun remote umgesetzt werden (dazu erzählen wir gerne in einem anderen Beitrag mehr). Für Tür- und Angelgespräche oder den Austausch in der Kaffeeküche mussten neue Formate her.

Aber der Reihe nach. Wir versuchten, den direkten Kontakt zueinander zunächst durch tägliche Online-Konferenzen (Stand-ups) aufrechtzuhalten. Später reduzierten wir die Meetings auf zwei in der Woche. Manchen fiel es leicht, sich auch über diesen Weg einzubringen – und manchen nicht. Nach und nach ist uns aufgefallen, dass die meisten Beiträge von immer den gleichen Personen kommen. Daher fragten wir uns: Verpassen wir dadurch wertvollen Input von denen, die online nicht so leicht den Einstieg in ein Gespräch finden? Bestimmt! Zwei Dinge haben uns geholfen: Es gibt einen Teil in unseren Meetings, in dem jeder (nach alphabetischer Reihenfolge) einmal drankommt, um explizit die Möglichkeit zu bekommen, etwas zu sagen. Ein Satz ist dabei strikt verboten: „Ich habe heute eigentlich nichts…“. Außerdem ist es Pflicht, die Kamera anzuschalten.

Trotzdem hatten wir im Herbst das Gefühl, uns wegen der anhaltenden Distanz zu verlieren. Natürlich hatten wir seitdem auch mal abseits des Daily Business remote „zusammengesessen“, aber eher unregelmäßig. Und so hatten einige Teammitglieder das Gefühl, den Anschluss an die Kolleginnen und Kollegen zu verlieren. Darum haben wir neue Formate geschaffen, wie die virtuelle Kaffeepause einmal in der Woche. Oder das gemeinsame Mittagessen. Alles freiwillig und nach Verfügbarkeit. Wir nahmen uns vor, persönliche Gespräche statt kurzer Textnachrichten wieder in den Fokus zu rücken. Mit Erfolg! Mein persönliches Highlight war unsere Weihnachtsfeier Ende 2020. Wir saßen vier Stunden (!) remote in einem Zoom-Meeting zusammen mit allen Mitarbeiterinnen, Mitarbeitern, Praktikantinnen, Praktikanten und Assistenzkräften. Die Zeit verging mit Glühwein und Stadt-Land-Fluss in der Weihnachtsedition wie im Flug …

Ich denke, durch den gemeinsamen Lernprozess und das Engagement jedes Einzelnen haben wir es am Ende geschafft, trotz Distanz wieder enger zusammenzurücken. Aber vor allem half uns eine Kultur des „Fail fast“. Wir sind gut darin, zu reflektieren, ob man etwas besser machen kann und darin, Ideen auszuprobieren. Ich bin mir sicher: Wir werden unsere Online-Besprechungen noch oft umstellen, um jeweils das Format zu finden, das eine aktuelle Herausforderung löst.

Eine wichtige Kompetenz ist es außerdem, Dinge, die nicht funktionieren, auch wieder sein zu lassen. Unsere neueste Idee: Wir nutzen kurze Befragungen (wir sind ja schließlich Experten), um uns ohne „live“-Interaktion abstimmen zu können und Meinungen einzuholen. Und fest institutionalisiertes Peer-Feedback nach z. B. abgeschlossenen Projekten helfen, die Entwicklung des Einzelnen auch in der Pandemie nicht zu vernachlässigen (auch hierzu gerne mehr an anderer Stelle). Bisher klappt das ganz gut!