Schneller Projektstart – in zwei Wochen ins Feld, in sechs Wochen zur nächsten Befragung

Ein normales Projekt umfasst bei uns ungefähr 40 Projektschritte. Umgerechnet bedeutet das, dass wir in etwa zwei Monate Vorbereitung benötigen, bevor die Befragungszeit starten kann. Die Verantwortung zur Einhaltung der Meilensteine im Set-up teilen wir uns mit unseren Kund:innen. Dazu zählen Abstimmungsschleifen, Übersetzungen, Prüfungen und Freigaben. Aktuell müssen wir jedoch bei einigen unserer Kund:innen schon nach vier oder sogar zwei Wochen bereit sein, die Befragung zu starten. In diesen Fällen versuchen wir, besonders flexibel und agil im Projektmanagement zu handeln.

Unsere Erfolgsfaktoren für ein kurzfristiges, gelungenes Projekt

Erfolgsfaktoren neben einer guten Kommunikation sind Transparenz, Verantwortungsübernahme und Flexibilität. Wir beginnen unsere Projekte in den meisten Fällen mit einem Kick-off-Workshop, in dem wir einen Projektzeitplan besprechen, aber auch Projektschritte sowie Verantwortlichkeiten definieren. Auf diesen Zeitplan committen sich alle Beteiligten. Wir machen deutlich, dass die Einhaltung der Termine unabdingbar für die vereinbarte Dauer der Feldzeit ist. Diese klare Kommunikation wird von unseren Kund:innen sehr geschätzt.

Während des Projektes teilen wir die einzelnen Meilensteine in kleine Projektschritte auf, um die Komplexität zu reduzieren und unsere Reaktionszeiten zu verkürzen. Wir haben erkannt, dass wir Weekly Calls oder ähnliches nicht unbedingt benötigen, wenn wir schnelle Reaktionszeiten erzielen wollen. Erst bei komplexeren Abstimmungen vereinbaren wir Meetings, in denen dann das jeweilige Thema besprochen wird.

Am besten eigenen sich Pulsbefragungen für kurzfristig terminierte Projekte. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass alleine durch die verkürzte Fragebogenabstimmung am Anfang viel Zeit gewonnen werden kann. Im nächsten Puls kann dann der Fragebogen so angepasst werden, dass weitere Themen abgebildet werden können. Genauso flexibel lassen sich auch die Teilnehmerdaten behandeln. So ist die Tiefe der Auswertung im ersten Puls noch eher oberflächlich, denn je tiefer man in die Organisationsstruktur geht, desto mehr Prüfungen sind notwendig. Daher empfehlen wir bei kurzfristigen Projekten am Anfang nur die ersten beiden Hierarchie-Ebenen abzubilden und dann bei Folgebefragungen tiefer zu gehen. Backlogs eigenen sich hervorragend, um Ideen und Impulse für weitere Befragungen zu verwalten.

Die Erfolgsfaktoren auf Kundenseite

Am wichtigsten ist es aus unserer Perspektive, dass die Projektleitung auf Kundenseite die zeitlichen Ressourcen sowie das Vertrauen ihrer Vorgesetzten hat. Bei einer solch kurzen Vorbereitungszeit sollten die Absprachen kurzfristig per Mail oder bei größeren Themenblöcken auch per Call oder Teams-Meeting getroffen werden. Durch eine Verlängerung der Reaktionszeiten werden Termine zur Abgabe oder Freigabe von Dokumenten oftmals nicht eingehalten, was den Projekterfolg gefährdet. Außerdem sollte die Projektleitung die nötigen Befugnisse bzw. das Vertrauen der Führungskraft haben, sodass die meisten Entscheidungen direkt von einer verantwortlichen Person getroffen werden können.

Weitere Aspekte für Projektverbesserungen

Wir haben mit unseren Kund:innen Retrospektiven am Ende einer Befragungsprojekt etabliert. Dabei schauen wir gemeinsam nach einem Projekt, was die Stolpersteine waren und wie wir in der nächsten Welle damit umgehen können. Dieses Vorgehen führt Schritt für Schritt zu Verbesserungen in der Abwicklung der nächsten gemeinsamen Projekte, sodass alle Beteiligten kontinuierlich voneinander lernen.