Kanban-Boards
Mit Kanban-Boards zu mehr Überblick und Spaß im Projekt-Alltag
Sowohl bei unseren Kundenprojekten, als auch den internen Projekten, arbeiten wir immer im Tandem zusammen, um gewährleisten zu können, dass zu jeder Zeit ein Ansprechpartner zur Verfügung steht. Doch wie stellt man sicher, dass jedes Projektmitglied auf dem aktuellen Stand ist, keinerlei Informationen oder Aufgabenschritte verloren gehen und zusätzlich jeder weiß, für was er/sie verantwortlich ist? Ganz einfach: Wir nutzen digitale Kanban-Boards.
Für jedes Projekt wird ein neues Kanban-Board erstellt, das in die Abschnitte „To-do“ (zu tun), „Doing“ (in Arbeit) und „Done“ (erledigt) unterteilt wird. Nur das für das Projekt zuständige Team erhält Zugriff auf das Board. Zum Projektstart werden alle für das Projekt benötigten Aufgabenschritte in die To-do-Liste eingetragen. Diese können außerdem bestimmten Themen zugeordnet, Projektmitgliedern zugewiesen oder mit Fristen versehen werden. Eine Benachrichtigungsfunktion erinnert daran, wenn die Deadline einer Aufgabe näher rückt. Weiterhin ist es hilfreich, die Aufgaben verschiedenen Prioritäten zuzuweisen und diese als dringend oder wichtig zu markieren.
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass das Kanban-Board insbesondere, wenn ein Projektmitglied urlaubs- oder krankheitsbedingt länger abwesend ist, überaus hilfreich ist, um den Kollegen/die Kollegin bei Rückkehr auf den aktuellen Stand zu bringen. Auch bei Projektübergaben erweist sich das Board als nützliches Projektmanagementinstrument und gewährleistet eine reibungslose und zügige Übergabe. Um zu gewährleisten, dass das Kanban-Board von den Projektmitgliedern aktiv gepflegt und genutzt wird, findet ein regelmäßiger, kurzer Austausch – in der Regel etwa 10 Minuten – statt, in dem die „To-dos“, „Doings“ und „Dones“ besprochen werden und reflektiert wird, ob das Projekt insgesamt noch gut im Zeitplan liegt.
Wir nutzen als digitales Kanban-Board das Projektmanagement-Tool „Planner“ von Microsoft. Es ist einfach zu bedienen und hat eine nutzerfreundliche Oberfläche. Das ansprechende Design und spielerische Elemente erleichtern die Nutzung der Software und bringen zudem Spaß an der Koordination der eigenen Projekte. Und da bei unserer Arbeit der Datenschutz an oberster Stelle steht, entspricht Microsoft Planner selbstverständlich den aktuellen Vorgaben der DSGVO.
Unser Fazit: Kanban-Boards bieten nicht nur eine echte Arbeitserleichterung, sondern bringen Spaß für die Projektarbeit. Und Microsoft Planner ist das ideale Tool dafür.
Weitere Informationen zu Microsoft Planner finden Sie hier: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/task-management-software
