Onboarding in Zeiten von Corona

Bewerbung … Einladung zum Interview … Vorstellungsgespräch … ZUSAGE! Juhu, ein neuer Job! Doch wie geht man damit um, wenn der neue Job während des Lockdowns, oder direkt virtuell im Home-Office startet? Eine ganz schöne Herausforderung, sowohl für Unternehmen als auch für den neuen Mitarbeiter.

Auch unsere Kollegin Annette aus dem Marketing stand im April 2020 vor dieser neuen Situation. Wir haben uns mit ihr darüber unterhalten, wie der Prozess für sie war und was HR und neue Mitarbeiter tun können, um das Onboarding im neuen Unternehmen zu erleichtern.

Annettes Start war insofern spannend, als dass sie vorher in Kolumbien war und fast nicht rechtzeitig nach Deutschland zurückgekommen wäre. Aber sie hatte Glück (und SKOPOS auch) und hat es geschafft. Unsere HR-Leiterin Tanja hat Annette dann gleich am ersten Tag mit einem virtuellen Onboarding begrüßt: „Das fand ich sehr gut und sie hat mir einen Einblick in alle wichtigen Themen gegeben. Ich hatte die Informationen, die ich gebraucht habe und konnte mich auch danach jederzeit ans HR-Team wenden. Insgesamt habe ich mich sehr gut abgeholt und betreut gefühlt.“ Auch der Blumenstrauß und das SKOPOS-Welcome-Package haben ihr ein Lächeln ins Gesicht gezaubert.

Und dann? Wie ging es weiter? „In den ersten Wochen habe ich im Büro gearbeitet. Unser Geschäftsführer und mein Chef, Thomas, hat sich super um mich gekümmert, hat mir alles gezeigt und wir haben mit anderen Kolleginnen und Kollegen Mittagspause mit Abstand gemacht. So konnte ich zumindest einen Teil des Teams live sehen. Den Rest habe ich in virtuellen Meetings kennengelernt“, erzählt Annette. Ihr Kollege Simon hat sie zusätzlich unterstützt und hat im Vorfeld viele Termine mit den Unitleitern und den Teams organisiert. Das war für Annette sehr hilfreich. Als der Anteil an Home-Office-Arbeit immer mehr zunahm, wurden im Team virtuelle Weeklys etabliert, um den Kontakt nicht zu verlieren und auf dem Laufenden zu bleiben. „Außerdem habe ich mich einmal pro Woche unter vier Augen mit jedem aus dem Team ausgetauscht“, berichtet sie. Die regelmäßige Kommunikation mit dem Team ist wirklich ein essenzieller Faktor in der Einarbeitungsphase neuer Mitarbeiter. Auch, um ein Teamgefühl zu erzeugen und insbesondere neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden. Dabei helfen außerdem ein Einarbeitungsplan und die Information, an wen man sich wenden kann, wenn Fragen auftreten.

Aber Hand aufs Herz, liebe Annette, was lief denn nicht so toll? „Regelmäßige Meetings mit der gesamten Belegschaft am Anfang wären toll gewesen, um alle live zu sehen und persönlich kennenzulernen. Das war Corona-bedingt aber nicht möglich. Mittlerweile treffen wir uns alle regelmäßig beim virtuellen SKOPOS Together, wo aus allen Bereichen die aktuellen Themen und Projekte vorgestellt werden und wir einen Einblick in die Geschäftsentwicklung bekommen. Außerdem haben wir im Dezember eine virtuelle Weihnachtsfeier gemacht.“ Um den Onboarding-Prozess durch HR noch zu optimieren, wäre außerdem eine Idee, ein Buddy-Prinzip einzuführen, bei dem jeder neue Kollege am Anfang einen Mentor (den Buddy) an die Seite gestellt kriegt, der für alle nicht fachlichen Fragen Ansprechpartner ist, ihn in den ersten Monaten begleitet und an seiner Seite ist. Und auch virtuelle Partys können Spaß machen und zum Wir-Gefühl beitragen.

Annettes Tipps an neue Mitarbeiter: „Seid offen, scheut Euch nicht, Fragen zu stellen, wenn Ihr nicht weiterwisst, holt Euch Hilfe und gebt kritisches Feedback, wenn etwas verbessert werden soll. Denn gerade in den ersten Wochen und Monaten hat man noch einen neutraleren Blick auf Prozesse und Strukturen. So kann man auch gleich am Anfang das Unternehmen mit dem Schwung des Newbies voranbringen.“ Und unser Fazit nach knapp einem Jahr bei SKOPOS: Das hast du super gemeistert, Annette! Schön, dass du Teil der SKOPOS-Familie bist.